Als u bij Tropica Medical Services een afspraak heeft gemaakt vult u samen met een van de artsen een intake-formulier in. Hierop beantwoordt u vragen over uw gezondheidstoestand en uiteraard uw reisdoel en reisroute. Aan de hand van de protocollen die zijn opgesteld door de Wereld Gezondheids Organisatie (WHO) en het Landelijk Coordinatiecentrum Reizigers (LCR) bepaalt de arts welke voorzorgsmaatregelen gewenst zijn. Zoals de noodzaak van malariaprofylaxe, de juiste medicamenten die daarvoor nodig zijn, vaccinaties enzovoorts. Ook verstrekt de arts algemene adviezen aangaande uw gezondheid en reizen. Uit uw eventuele vaccinatieboekje van eerdere reizen blijkt welke vaccinaties nog geldig zijn. De aan u verstrekte vaccins worden daarin gestempeld. Desgewenst krijgt u een nieuw vaccinatieboekje. De benodigde injecties worden tijdens ditzelfde consult, door een van de artsen zelf, toegediend. U rekent de gebruikte geneesmiddelen en vaccins, alsmede het consulttarief af via het invullen van een eenmalige incasso-opdracht, of u betaalt contant.